Para algunas empresas el registro de vacaciones de los empleados puede llegar a ser un verdadero dolor de cabeza hasta el punto de convertirse en un completo caos. Para esto, la solución más efectiva es un software que permita automatizar y cuadrar las vacaciones de todos los trabajadores desde una sola plataforma.
Cada año, los responsables de Recursos Humanos son los encargados de organizar el calendario de la empresa con el fin de que la productividad del equipo no se vea afectada durante el período de vacaciones. A continuación, presentamos algunos puntos para llevar a cabo una óptima gestión de vacaciones con el fin de aumentar el bienestar laboral y la fidelización de los empleados.
Gestión de vacaciones en una empresa: cómo optimizarla
Para mejorar el desempeño de los trabajadores y fomentar un buen clima laboral dentro de la empresa es necesario aplicar políticas flexibles en cuanto a las vacaciones y ausencias del personal. Te explicamos los principales puntos a tener en cuenta:
Las vacaciones como prioridad
Las empresas deben entender la importancia de darle las herramientas necesarias a los empleados para que ellos decidan las vacaciones que desean tomar, los días y la duración de estas.
Existen empresas que brindan a sus trabajadores vacaciones pagadas, incluso asumen los gastos de los pasajes aéreos, la estadía y otros gastos que puedan tener los empleados en sus vacaciones. Todo esto con la finalidad de que se sientan satisfechos y de esa manera retenerlos.
Política de vacaciones transparente
Otro punto importante en la gestión de vacaciones es que la empresa debe ser clara respecto al tiempo de vacaciones que los trabajadores pueden tomar dentro del año. Asimismo, la posibilidad de que exista alguna remuneración o no, el procedimiento de cómo enviar las solicitudes de vacaciones y el plazo máximo de envío.
Las empresas deben establecer reglas específicas sobre cómo los trabajadores pueden solicitar sus vacaciones así se evitará conflictos y malos entendidos ya sea por avisos con poco tiempo de anticipación o envíos de solicitudes fuera de fecha.
Un gestor de vacaciones adecuado
Como ya lo hemos dicho, el tener una correcta gestión de vacaciones es fundamental pero no siempre es fácil más aún cuando la empresa va creciendo y por lo consiguiente crece su plantilla. Por eso, utilizar un software o gestor de vacaciones permitirá optimizar todo este proceso y conocer en qué estado se encuentra cada solicitud recibida.
Un gestor de vacaciones facilitará la vida tanto a los managers como a los empleados porque los primeros podrán realizar un seguimiento completo de cada solicitud y los segundos serán capaces de autogestionar sus vacaciones o ausencias de manera fácil y rápida. En el siguiente apartado explicamos las razones por las que las empresas deberían implementar un gestor de vacaciones dentro de sus procesos.
Razones por las que contar con un gestor de vacaciones
Un gestor de vacaciones y ausencias permite optimizar las solicitudes de permisos del equipo y destinar más tiempo y recursos al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa. Por ello, te explicamos algunas de las razones por las que las empresas deben implementar un gestor de vacaciones dentro de su organización:
- Mantener un control de las vacaciones de los trabajadores, es decir la cantidad de días con los que cuenta.
- Crear y personalizar distintos tipos de permisos y ausencias.
- Visualizar cuántos días de vacaciones disponibles tiene cada trabajador.
- Brindar autonomía al equipo al gestionar ellos mismos sus permisos.
- Informes en tiempo real de los permisos de los trabajadores.
- Conocer las próximas ausencias solicitadas, para evitar conflictos con las solicitudes de compañeros con actividades relacionadas.
- Realizar el registro de vacaciones a través de la app móvil del gestor de vacaciones y ausencias.
El utilizar un gestor de vacaciones y ausencias ayudará a las empresas a tener un control de los permisos de toda la plantilla tomando en cuenta las políticas de vacaciones que implante la organización y bajo los convenios que se hayan establecido.
Pasos para utilizar un gestor de vacaciones y ausencias
Con un software de control de vacaciones las empresas pueden tener una gestión de las vacaciones de sus trabajadores directamente a través de este medio evitando el intercambio de múltiples correos electrónicos donde se pierde tiempo y afecta el avance de las tareas diarias.
Para entender un poco más cómo funciona un gestor de vacaciones y ausencias, aquí están los pasos que cada miembro de la organización debe seguir y conocer:
Primero, el manager o encargado de Recursos Humanos deberá configurar la política de vacaciones de acuerdo a lo pactado en el convenio, la cantidad de vacaciones por año y los tipos de ausencias que establece la empresa. Además, dentro del gestor de vacaciones podrá designar quién será la persona responsable de aprobar y/o denegar las solicitudes de vacaciones.
El empleado tiene autonomía completa para seleccionar los días de vacaciones y las ausencias que desea tomar a través de un calendario que se encuentra dentro de la plataforma. De igual forma, en el caso que los empleados soliciten alguna ausencia por horas deberán ser registradas dentro del gestor de ausencias y deberán ser tomadas en cuenta dentro del control de horario de los trabajadores.
Por otro lado, los trabajadores tendrán visualización completa de las ausencias de sus compañeros, esto para evitar que surjan conflictos entre los permisos de los miembros de un mismo equipo. El manager encargado de la gestión de vacaciones, recibirá una notificación mediante correo electrónico para su aprobación y podrá verificar que no se empalmen entre ellas o realizar alguna observación en el caso de que se denieguen.
Por último, dentro del gestor de vacaciones los managers y encargados de Recursos Humanos tendrán acceso a informes personalizados sobre las vacaciones y ausencias de los colaboradores con el fin de tomar las mejores decisiones y optimizar el rendimiento del equipo.
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