Aunque algunas partes y piezas de una oficina son evidentes porque trabajar sería imposible sin ellas, hay otros factores que hay que tener en cuenta a la hora de desarrollar un ambiente de trabajo positivo.
Un buen lugar de trabajo debe contar con material de oficina y mobiliario adecuado, pero hay varias características que son casi imperceptibles a simple vista y que son bastante importantes:
Material de oficina en cada escritorio
Que cada empleado disponga de material oficina a su alcance los ayudará a cumplir sus metas y a contribuir con el rendimiento de la empresa. Bolígrafos, grapas, grapadoras, rotuladores, papel, tijeras, borradores, pizarras y lo que cada uno de ellos necesite según el trabajo que desempeña es vital para que el trabajador se sienta a gusto y cumpla con sus funciones a cabalidad.
La empresa debe proveer todo esto para que el trabajo se haga de manera fluida y sin contratiempos.
Se trata de un requisito básico. Se requiere una excelente iluminación en el espacio de trabajo para funcionar de forma óptima y confortable. Se puede sufrir agotamiento, dolores de cabeza, fatiga ocular, tensión e incluso un accidente de trabajo si la iluminación es inadecuada.
Es fundamental trabajar en salas que tengan una buena luz natural para evitar todas las molestias producidas por una mala iluminación. No obstante, si no hay luz natural se recomienda instalar fuentes de luz adicionales y las que se consideren necesarias, incluyendo lámparas de escritorio.
Decoración que potencie la eficiencia y la creatividad
A pesar de que muchas personas desestiman la decoración del lugar de trabajo y la ven como un despilfarro de dinero, lo cierto es que puede ser un aliado inestimable para los profesionales que quieren aumentar la productividad y cumplir mejor con el trabajo.
El rendimiento laboral puede aumentar hasta un 30% simplemente mejorando la iluminación y la distribución de las zonas. La selección del color y los accesorios del lugar de trabajo también son consideraciones clave.
Soportes de metacrilato: Una opción de organización
Las oficinas ordenadas funcionan mejor y el concepto de usar los soportes metacrilato para guardar tarjetas personales, carpetas con información que el empleado debe tener a la mano, entre otros usos son una excelente alternativa de orden y de mantener cerca lo que cada trabajador necesita en su escritorio, sin tener que levantarse para buscar lo que necesita y hacerlo perder tiempo vital de su producción y para su mejor rendimiento.
Para la mayoría de los profesionales, un buen ordenador con conexión a Internet se ha convertido en una herramienta indispensable. Por ello, no se debe escatimar ni malgastar dinero comprando uno que se adapte a todas sus necesidades y con el mejor software disponible.
Una impresora siempre es útil para imprimir documentos, facturas y otros, pero si además tienes una impresora con escáner, se podrán transmitir los documentos directamente a los clientes, proveedores o agencia.
Algunos encargos pueden requerir el uso de una impresora profesional, así que investiga qué impresora vas a necesitar antes de comprarla. No obstante, hay que ceñirse a las verdaderas necesidades y tener en cuenta el coste de los componentes de repuesto.
Se deben tener sillas y mesas de trabajo cómodas para todo el personal que permita mantener una postura decente mientras se trabaja, que se sienta bien en todo momento y evitar las malas posturas.
Muchas de las patologías ligadas al trabajo como jaquecas, dolores de espalda, cansancio o dolores abdominales se deben a una mala postura en las sillas y mesas de trabajo, por lo que una silla cómoda con respaldo y reposabrazos es lo recomendable.
Por otro lado, las mesas o escritorios son vitales para que se pueda acomodar todo lo que se necesita mientras se trabaja y aún así tener espacio para moverse bien.
Centro de reuniones para refrigerios
Este lugar debe incluir una cafetera, una fuente de agua, un microondas, una nevera y artículos de confitería para que el personal haga altos en medio del trabajo y pueda ingerir sus alimentos a la hora de la comida si no va a casa a hacerlo.
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