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Martes 02/03/2021

El Puerto

El Archivo inicia el proceso organizativo para clasificar documentos y expedientes

El sistema de cuadros documentales constituye un importante avance en materia de Administración Electrónica; los documentos se podrán localizar rápidamente

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  • archivo municipal.

El teniente de alcalde de Comunicación, Innovación y Administración Electrónica del Ayuntamiento de El Puerto de Santa María y presidente de la empresa municipal El Puerto Global, Javier Bello, ha señalado que la Comisión de Modernización del Ayuntamiento continúa avanzando en diversos proyectos que están manteniendo al municipio portuense en la vanguardia de la e-Administración. Bello indica que esta Comisión, integrada por técnicos de distintas áreas del Consistorio y de la empresa municipal El Puerto Global, se reunió ayer de forma semipresencial para abordar varios proyectos relacionados con la innovación, que ya están dando resultados positivos.

El edil subraya que el más importante de estos proyectos es la adaptación del cuadro de clasificación de documentos municipales del Archivo Municipal a la Administración Electrónica. Bello indica que este cuadro se ha propuesto por los trabajadores de este servicio integrado en el Área de Patrimonio Histórico y que, después de un año de trabajo, el personal del Archivo ha presentado a la Comisión de Innovación y Modernización el sistema en base al que se clasificarán los documentos electrónicos del Ayuntamiento. 

Javier Bello afirma que este instrumento refleja la estructura de la organización del fondo documental del Consistorio y que el sistema, que ha tenido siete revisiones para su adaptación, pretende un funcionamiento en base a principios claros y sencillos. 

Dicho sistema, detalla Bello González, consta de cuatro grandes áreas funcionales: función de Gobierno, organización y administración de la gestión municipal, gestión del territorio y gestión de la acción ciudadana y la prestación de servicios. Además, se divide en 30 clases distintas de actividades y 466 series documentales. El teniente de alcalde explica que estas series son el conjunto de unidades documentales que testimonian una determinada actividad en el ejercicio de una función regulada por una norma de procedimiento, de forma que distintos documentos forman un expediente, por ejemplo, una licencia de obras. El conjunto de todos los expedientes de este tipo o de cualquier otro que se generan en un año, apunta Bello, forman una serie documental.

El edil reseña que estos cuadros documentales constituyen un importante avance en materia de Administración Electrónica, ya que con este cuadro electrónico los técnicos municipales podrán localizar los documentos de forma más rápida y sencilla, de manera que se optimizarán los recursos disponibles.

Javier Bello anuncia que en la próxima reunión de la Comisión de Modernización, prevista para el 2 de marzo de forma extraordinaria, se abordarán otros proyectos, como el avance en las Notificaciones Electrónicas y las integraciones con la Administración General del Estado. Asimismo, se fijarán objetivos con la vista puesta en la próxima implantación de nuevos trámites electrónicos en la Sede Electrónica Municipal de forma que se eviten desplazamientos a la ciudadanía.

El teniente de alcalde de Comunicación, Innovación y Administración Electrónica y presidente de la empresa municipal El Puerto Global, Javier Bello, destaca “la buena coordinación entre esta sociedad municipal y los servicios de Archivo, así como también con otras áreas municipales, lo que está posibilitando que el Ayuntamiento portuense esté avanzando a pasos agigantados hacia la e-Administración”. “Nuestro objetivo es optimizar al máximo nuestros recursos para prestarles a los portuenses un servicio lo más eficiente posible”, concluye Bello.

 

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