Cuando una empresa toma la decisión de implementar un software de gestión SGA, debe tener en cuenta las necesidades y desafíos a los que se enfrenta.
En esta línea, es de gran importancia utilizar un software de gestión de almacenes que facilite la eficiencia operativa y permita la colaboración entre los distintos departamentos involucrados en los procesos y ayude a evitar los sobrecostes derivados de una mala gestión de los almacenes.
El objetivo de implementar este tipo de solución está orientado a mejorar la eficiencia, hacer una mejor previsión de la demanda para evitar las roturas de stock o el exceso de mercancías en el almacén, y poder gestionar un inventario permanente y que refleja de forma precisa las existencias reales de la empresa. Además, debe ser una herramienta clave que facilite la gestión logística y los distintos procesos de almacén.
A continuación te mostraremos cuáles son algunos de los principales retos a los que se enfrentan las empresas que deciden implementar un software SGA.
Principales obstáculos que pueden surgir durante el proceso de implementación de un SGA
La implementación de un software SGA exige un desarrollo por fases en el que hay que controlar diferentes elementos. En primer lugar, es determinante elegir un partner tecnológico adecuado que nos proporcione soluciones que faciliten la centralización de datos, la integración de procesos y un nivel de flexibilidad y personalización suficiente que permita a la empresa adaptarse a su propio futuro.
Veamos algunos de los elementos clave que hay que tener en cuenta a la hora de implementar el nuevo software SGA, una vez que hemos optado por una solución que nos facilite el adecuado nivel de integración y escalabilidad.
Integración con sistemas existentes
Un buen programa SGA debe integrarse con el área de ventas para poder ofrecer visibilidad en tiempo real de las existencias disponibles.
De este modo, las ventas que se produzcan en un e-commerce se enviarán automáticamente al almacén para procesar los pedidos, y el e-commerce tendrá también el número de existencias actualizado en tiempo real para que no se produzcan compras de productos que no están disponibles.
El SGA también ayuda a la previsión de la demanda, facilitando la compra anticipada de mercancías para evitar que se produzca una rotura de stock.
Coste
El coste del software es otro de los retos que deben asumir las empresas al implementar un programa de gestión de almacén. Hay que tener en cuenta que si una herramienta tiene un coste más reducido, pero no facilita las integraciones adecuadas, en términos reales va a generar ineficiencias y reducción de la productividad, por lo que el coste debe evaluarse desde un enfoque integral.
Capacitación del personal
A la hora de implementar un SGA, debes tener en cuenta la importancia de dotar a tu personal con la formación adecuada para su uso. Esto permitirá facilitar su buen funcionamiento y evitar ineficiencias derivadas de no conocer los procedimientos adecuados en el uso del software de gestión de almacén.
Personalización
Todo buen software SGA debe facilitar la máxima personalización y flexibilidad para que la empresa pueda adaptarlo a sus necesidades. La parametrización del software es clave para que el sistema se ajuste a los objetivos específicos de la organización al implementar el nuevo software. También es clave que la herramienta ofrezca suficiente flexibilidad para poder llevar a cabo desarrollos y personalizaciones en caso de que sea necesario.
Mantenimiento y soporte técnico
El soporte técnico es otro factor importante. Debemos valorar tanto la velocidad de respuesta como la capacidad de ayuda real que nos proporcionan en situaciones de emergencia, así como también el servicio de mantenimiento del software.
¿Qué funciones tiene un software de gestión de almacenes?
Un software de gestión de almacenes o herramienta SGA es una solución que permite controlar todos los procesos logísticos y de gestión de almacén e inventario.
Con este tipo de herramienta, puedes gestionar todas las fases de la gestión de almacén, desde la recepción de mercancías, inspección y etiquetado hasta las rutas de desplazamiento y ubicación, así como también la gestión de pedidos, la extracción de mercancías, la preparación de los pedidos o picking y la carga en camiones.
Una solución SGA permite también llevar a cabo una gestión del inventario permanente, donde los datos sean precisos y estén siempre actualizados.
Este tipo de herramienta te permitirá también controlar los costes de posesión de almacén y una previsión de la demanda eficaz, de manera que puedas establecer un stock mínimo y máximo para evitar que te encuentres en situaciones en las que se produzca una rotura de stock, lo que daría lugar a retrasos o devoluciones, o exceso de mercancías, lo que supondría un coste de mantenimiento elevado.
¿Cuáles son los beneficios de implementar un software de gestión de almacenes?
Implementar una solución SGA te permitirá mejorar la gestión de la cadena de suministro y optimizar todos los procesos de gestión de almacén.
Además, introducirá un nivel mayor de automatización que ayudará a la mejora de la productividad. También será clave para evitar sobrecostes y hacer una mejor gestión de compras, reduciendo las devoluciones y logrando una mayor rentabilidad.
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